Tenni vagy nem tenni, az itt a kérdés 

“Végezzünk el minden feladatot, az összes feladatunkat és akkor nyugodtak leszünk, akkor hatékonyak leszünk.” – Hallhatjuk ezt sok időgazdálkodással és hatékonysággal foglalkozó helyről. 

Ez szépen hangzik, de ha ez így van, akkor először is szeretnélek megkérni egy kísérletre:

• Szedd össze az összes teendődet és írd fel egy lapra. Mindent, amit meg kell tenned, mert a munkád része, mert megígérted valakinek (család, barát, rokon, partner, ismerős vagy magadnak)
• Szedd össze azokat a dolgokat is, amiket már régóta halogatsz, és szedd össze azokat, amiket majd egyszer meg akarsz csinálni, ha lesz elég időd. 

Mekkora lett a lista?

Nagy? 100-150 kisebb nagyobb tétel vagy még több, ugye? Szóval akkor neki is állhatsz! Sok sikert! Vagy inkább mégsem?

A kérdés igazából nem az, hogy “tenni vagy nem tenni”. A kérdés az, hogy egyáltalán meg kell-e csinálni az összes feladatot? A válasz valószínűleg az lesz, hogy nem. Már csak azért sem, mert képtelenek vagyunk rá.

Szóval az igazi kérdés az, hogy:

Melyik feladatok fontosak annyira, hogy majd elvégezzük őket, és most melyik a legfontosabb közülük? Azaz melyikkel is kezdjünk.

A kérdés elég egyszerűnek tűnik, a válasz még sem egyszerű. Pedig hihetetlenül fontos a hatékonyságunkban, hogy jó válaszokat tudjunk adni erre kérdésre.

Ahhoz, hogy ezekre a kérdésekre válaszolni tudjunk, egy-két szinttel feljebb kell emelkednünk. Azaz tudnunk kell, hogy:

• Pillanatnyilag melyik a legfontosabb projektünk?
• Tényleg egyáltalán milyen projektjeink is vannak jelenleg?
• Milyen projektjeink vannak tervben?
• És a legfontosabb: Mik az igazi céljaink? Ezek a feladatok ezt szolgálják?

Most nem kérem, hogy ezeket szedd össze, mert ahogy az előbb is látszott a nagy részét lehet, hogy ki kellene dobnod. Célravezetőbb, ha még egy szinttel magasabbról tekintesz a feladatokra és először tisztázod az életed, a céged, a munkád alapvető céljait, értékeit, eredményeit, amit el akarsz érni.

Ha ezeket megteszed, akkor leszel képes a valóban fontos projektjeidet összeszedni, vagy kitalálni. Ha megvannak a projektek és azt is tudod, hogy ezek közül melyik segíti elő legjobban a legfontosabb célod megvalósulását, akkor tudni fogod, hogy melyik az a feladat, amivel most foglalkoznod kell.

A fenti feladatot papíron vagy egy excel táblázatban is elvégezheted, de ha jót akarsz magadnak, akkor egyből egy projektkezelő rendszerbe viszed a projekteket, feladatokat, így nem kell duplán dolgoznod. A projekteket, feladatokat könnyedén megoszthatod munkatársaiddal, bárhonnan elérheted a feladataidat. Nem fogsz semmit elfelejteni, mert a program majd figyelmeztet akár e-mailben akár a mobiltelefonod segítségével.

Sok projekt és feladatkezelő alkalmazás elérhető már. Ha szempont az is, hogy ez egy magyar fejlesztésű, magyarul tudó, magyar támogatással is rendelkezzen, akkor a JustDoo Vállalkozás szervezőt ajánlom, melyet díjmentesen ki is próbálhatsz.

De hogy a fenti alap kérdésere is válaszoljak: Tenni vagy nem tenni?

Tenni, de csak azt, amit kell! Ami előreviszi az igazi céljaidat.