Rövid vagy hosszútávú feladatokkal foglalkozol?

Nem az a kérdés, hogy hosszútávon gondolkozol-e, mert arra biztosan azonnal bólogatnál. Pedig lehet, hogy csak szeretnél hosszútávon gondolkozni. lehet, hogy azt hiszed ennek megfelelően cselekszel, de a napi munkád mégsem ezt tükrözi.

Van egy érdekes kérdés az egyik kedvenc könyvemben (Stephen R. Covey: A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása)

A kérdés valahogy így szól:

“Mi az a tevékenység, amit megtehetnél (de jelenleg nem teszel), pedig nagyon kedvező hatást gyakorolna az üzleti vagy szakmai, esetleg személyes sikereiddel kapcsolatban?”

Kérlek olvasd el és rágd meg kicsit ezt a mondatot és ha lehet, akkor mielőtt tovább olvasol válaszolj is rá!

De térjünk vissza az eredeti kérdéshez

Azaz milyen jellegű munkát végzel a napod nagyobb részében? Inkább a jövődet készíted elő, tervezel, tanulsz vagy a napi megoldandó feladatokat kezeled többségében? Azaz a sürgős vagy a fontos dolgokkal foglalkozol többet?

Covey a teendőket ilyen szempontból 4 részre osztotta:

Nyilván minden feladatot be lehet sorolni ezen kategóriák valamelyikébe. Az a kérdés, hogy Te melyik típusú feladatokat végzel legtöbbet?

1. Sürgős, fontos:

– égető (halogatott) problémák
– kritikus dolgok

2. Nem sürgős, fontos:

– Új lehetőségek keresése
– tervezés, megelőzés

3. Sürgős, nem fontos:

– levelekre válaszolni, telefon
– közbejött dolgok

4. Nem sürgős, nem fontos:

– böngészés, hírek olvasása
– szórakoztató e-mail-ek, rutin teendők

Tudom, hogy nincs sok időd a tervezgetésre, annyira lefoglalnak a mindennapi feladatok, meg azok közül is sok ami fontos, vagy fontosnak tűnik.
Az a baj, hogy nehéz eldönteni, egy feladatról, hogy az valóban fontos vagy csak sürgős.

De miért is nehéz eldönteni, egy dologról, hogy az fontos?

Azért nehéz, mert nem pontosan definiáljuk a céljainkat, az alapelveinket. Ha nincs egy biztos pont, egy viszonyítási hely, akkor nagyon nehéz eldönteni egy dologról, hogy az fontos-e. Egy teendő akkor fontos, ha előre visz minket a kitűzött céljaink felé. Ha a céljaink az alapelveinkből fakadnak, akkor még könnyebb eldöntenünk, hogy egy teendő fontos számunkra vagy sem, ilyenkor már azonnal érezzük ezt.

Mondok egy példát.

Ha már egy hete halogatsz egy megbeszélést az egyik viszonteladód értékesítési vezetőjével, miközben tudod, hogy nem sok értelme, akkor ez csak sürgős dolog már, de semmiképpen sem fontos.

Készíts egy a fentihez hasonló táblázatot, és írd be az egyes részekbe, azokat a feladatokat, melyeket egy nap elvégzel!

A jó az lenne, ha a legtöbb teendő a 2. részben lenne, azaz sok időt tudnál szakítani, a fontos, de nem sürgős dolgokra (Tudod: “Ne intézz el mindent! Tedd amit kell!”). Ehelyett azonban azt gondolom, hogy a legtöbb idődet az 1. és a 3. negyedben töltöd, majd amikor már kimerülsz a sok sürgős dologtól, akkor még a 4. negyedbe is menekülsz egy kicsit. A 2. negyedet, pedig általában hanyagolod, abba csak különleges napok alkalmával tévedsz, vagy a napod csak egy kis szeletében működsz így.

Tudom, hogy nem lehet mindig a 2. negyedben dolgozni, de törekedni kell erre, mert csak ez tud segíteni abban, hogy cégedet folyamatos növekedési pályára állítsd vagy megvédd a válság hatásaitól. Ezekre és a többi célodra is előre kell gondolni és készülni is.
A sikeres emberek idejét nem a napi problémák töltik ki, hanem a hosszútávú munkák.

Ha nincs elég időd, mert a sürgős feladatok elviszik, akkor ajánlom a következő oldalt: Feladatkiadás, delegálás

Célkitűző lap

Ha pedig még egy szinttel feljebb akarsz lépni és tényleg azzal foglalkoznál, ami az igazi célod, akkor ehhez adok egy segítséget.