Az időrablók felkutatása

A mai rohanó világunkban rendkívül sok olyan külső hatás, információ ér minket, amik befolyásolják a munkánkat. Annyira ebben élünk, hogy szinte már észre sem vesszük amikor bizonyos események elveszik az időnket.

Nem is gondolnád, de ezek az időrabló dolgok a tényleges idejüknél sokkal jobban hátráltatnak Téged.

Csak gondolj bele: éppen egy tervezés közepén vagy...
Csörög a telefon vagy bejön egy kollégád és egy másik "nagyon fontos" dologgal kapcsolatban kéri a segítséged. Agyad tele van még az előző munka részleteivel. Most jön egy másik dolog aminek helyet kell csinálni. Sajnos agyunk véges, ezért az új információ kiüti az előző gondolatot.
Ezt az új feladatot is szeretnénk jól megoldani, ezért végiggondoljuk minden oldalról, megtöltjük agyunkat ezzel a problémával. Ezzel gyakorlatilag leromboljuk azt a struktúrát, amit eddig felépítettünk agyunkban.
A probléma az, hogy amikor visszatérsz az eredeti feladathoz, akkor újra fel kell építened a gondolatsort, ahol tartottál, sőt jó eséllyel valami ki is marad, ami már minőségi problémákat is okozhat. És akkor még nem is beszéltünk a feladat csúszása okozta stresszről.

Szóval azt hiszem egyetértesz velem, hogy ez egy nagyon kritikus, fontos része a hatékony munkavégzésnek.

Kik, mik ezek az időrablók? Összegyűjtöttem számodra a legfontosabbakat.

Először is kezdjük magunkkal:

  • Egyik legnagyobb időrabló a rossz időben történő kommunikáció (egy feladat közepén: e-mail, sms, telefon).
  • Hírek, információk olvasgatása. Ezzel semmiképp se kezd a napod! Ebédidő a legalkalmasabb erre.
  • Érdekes, "fontos" internetes oldalak böngészése (minél élvezetesebb, annál gyorsabban telik az idő!). Nem azt mondom, hogy ne internetezz, hiszen nagyon sok olyan információt gyorsabban be lehet beszerezni, ami aztán megkönnyíti, felgygyorsítja a munkádat. Azt viszont mondom, hogy tudatosan és tervezetten csináld ezt. Csak azokon a helyeken maradj, ahol az adott kérdésre konkrét válaszokat kapsz. Ahol nem kapsz, de érdekes, azokról azonnal lépj tovább.
  • Nem igazán fontos vagy más által is elvégezhető feladatok végzése. Ezt tipikusan akkor tesszük, amikor egy "nemszeretem" feladatot kellene elvégezni.

Család, barátok:

  • Poénos e-mail.
  • Munkaidőben megbeszélni az otthoni dolgokat (hazafelé hangolódj rá az otthoni dolgokra, így kevesebb konfliktusod lesz és megérti a másik fél, hogy napközben nem kell ezekről beszélni).
  • Hosszasan beszélgetni egy barátunkkal. Tudom, hogy sokkal kellemesebb, mint egy nehéz, nyűgös feladatnak nekiállni, meg ugye illetlenség is félbeszakítani. Ennek ellenére azt mondom, hogy meg kell tanulnod rövidre fogni ezeket a beszélgetéseket! Fel kell készülnöd rájuk! Legyen néhány olyan mondat a tarsolyodban, ami nem bántja meg a barátodat.
    Pl. Ne haragudj, de sietnem kell a könyvelőmhöz, este majd felhívlak. vagy 10-ig el kell küldenem egy e-mail-t és még sehogy sem állok vele. Stb.

Munkatársak (szintén nagy időrablók):
A munkatársad ráadásul nem csak a Te idődet, hanem a többi munkatársad idejét is rabolja. Ez egy külön óriási téma, így erre most nem térek ki, de mindenképpen tanácsos kialakítani és elfogadtatni egy "kommunikációs szabályzatot", ami leírja, hogy milyen esetben, mikor és milyen csatornákon történhet a kommunikáció.

Partnerek:

Szintén sok idődet rabolják el a partnereid, akikkel Te foglalkozol személyesen. Itt is több dologra érdemes figyelni és alkalmazni:

  • Valóban csak Te vagy képesek ezekkel a partnerekkel beszélni vagy erre ki tudod képezni egyik munkatársadat is? Szervezd ki ezt a munkát! Ez hosszútávon kötelező.
  • Vizsgálj meg minden ilyen partnert, hogy valóban megéri-e neked ennyi időt rá áldozni! A tapasztalatok azt mutatják, hogy ezen partnerek csak egy kis százaléka hoz jelentős bevételt, a többi esetében valójában többe kerülhet neked ez a munka.
  • Próbálj más kommunikációs csatornát választani, olyat amihez nem kell azonnal reagálni. Ilyen az e-mail kapcsolat vagy hívjuk inkább vissza mi a partnert később, amikor nem borítja fel a napirendünket és felkészültünk rá.

Hozzászólás

A mező tartalma nem nyilvános.
  • A webcímek és email címek automatikusan kattintható hivatkozásokká alakulnak.
  • Engedélyezett HTML jelölők: <a> <em> <strong> <cite> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd>
  • A sorokat és bekezdéseket a rendszer automatikusan felismeri.

További információ a formázási lehetőségekről